Assistenz (m/w/d) Verwaltung/Organisation/Reisestelle (30h/Woche) (Teilzeit | Köln)

Wir suchen zum 1. Juli 2024

eine verantwortungsvolle und motivierte

Assistenz (m/w/d) Verwaltung/Organisation/Reisestelle (30h/Woche)

Über die ifs

Im Jahr 2000 gegründet, gehört die ifs Internationale Filmschule Köln zu den führenden Aus- und Weiterbildungsinstitutionen für Medienschaffende in Deutschland. Das Programmprofil umfasst den Bachelorstudiengang Film mit den Fachschwerpunkten Drehbuch, Regie, Kreativ Produzieren, Kamera, Editing Bild & Ton, VFX & Animation und Szenenbild sowie die Masterstudiengänge 3D Animation for Film & Games, Digital Narratives, Entertainment Producing, Film und Serial Storytelling. Darüber hinaus bietet die ifs umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten an. Die ifs ist gemeinnützig und eine Tochtergesellschaft der Film- und Medienstiftung NRW. Die Studiengänge werden in Kooperation mit der TH Köln angeboten.

Deine Aufgaben

  • Ansprechpartner*in bezüglich Reiseplanung, -Koordination und -Buchung
  • Recherche, Vorbereitung und Durchführung von Verhandlungen mit Hotels und anderen Dienstleistern in Absprache mit der Geschäfts- und Verwaltungsleitung
  • Rechnungsprüfung für eingehende Lieferantenrechnungen (Hotels, Fluggesellschaften, Fahrdienstunternehmen)
  • Unterstützung der Fachbereiche bei der Organisation und Buchung von Exkursionen für Studierende und Teilnehmende der Studiengänge / Weiterbildungsprogramme / Sonderprojekte
  • Unterstützung und Organisation für Cateringanfragen nach Absprache mit den jeweiligen Fachbereichen
  • Unterstützung und Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen nach Absprache mit den jeweiligen Fachbereichen
  • Adressdatenbankpflege, Adressrecherche für den Bereich Reisekoordination
  • Koordination und Organisation der Mediathek inkl. Ausleihe von Medien
  • Vertretung und Unterstützung des Empfangs

Dein Profil

  • Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
  • Berufserfahrung im Bereich Verwaltung, Sekretariat und/oder Reiseplanung
  • Ausgeprägtes Organisationstalent
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sehr gute MS-Office Kenntnisse
  • Du bist kommunikationsstark und es gewohnt, verantwortungsvoll, strukturiert und selbständig im Team zu arbeiten

Unser Angebot

  • Teamorientiertes, kreatives und respektvolles Arbeitsumfeld
  • Wir begrüßen Vielfalt und ermöglichen allen Hochschulangehörigen Chancengleichheit
  • Entfaltungsmöglichkeiten für ein selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf (geregelte, flexible Arbeitszeiten)
  • 30 Tage Urlaub (bezogen auf eine 5-Tage-Woche; 24. und 31.12. sowie Rosenmontag zusätzlich frei)
  • Jobrad (im Falle eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses)
  • Betriebliche Altersvorsorge und Unfallversicherung
  • Hochschulsport
  • Förderung der Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz und die Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung
  • Das Arbeitsverhältnis ist zunächst befristet auf zwei Jahre, kann jedoch grundsätzlich nach Ablauf der Befristung verlängert werden

Interessiert?

Dann richte Deine vollständige Bewerbung (bitte zusammengefasst in einer PDF-Datei) per E-Mail bis zum 31. Mai.2024 an:

 

ifs Internationale Filmschule Köln gGmbH

Personalabteilung

Dorien Gundlach

Schanzenstraße 28

51063 Köln

jobs@filmschule.de

www.filmschule.de

Firmenkontakt und Herausgeber des Stellenangebots:

ifs Internationale Filmschule Köln gGmbH
Schanzenstr. 28
51063 Köln
Telefon: +49 (221) 920188-0
Telefax: +49 (221) 920188-99
http://www.filmschule.de

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